Si los nombres tienen la primera unidad igual se considera la segunda
ejemplo
tercera regla
Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad respectivo para diferenciarlos.. Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el ordenamiento.
Ejemplo:
cuarta regla
Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones,contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte integral de cada elemento.
Ejemplo:
Carlos Díaz -Granados Pérez
Carlota Cuesta-Duque
Rafael García-Herreros Gil
Abelino Del Corral Rojo
Leopoldo De la Ossa Pardo
Alonso De la Barrera Cano
Leonel De León León
Belinda De Bedout Bedoya
Reina De los Reyes Rey
Dalia De la Rosa
Leonela D´León Bravo
Angélica D´Angelo Ángel
Abel De la Pava Colorado
La ordenación será:
quinta regla:
Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas son solicitadas por su título, éste se escribe al final entre paréntesis. Se considera elemento de ordenación si hay homónimos.
Ejemplo
sexta regla:
Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios Hispano: En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales o comerciales. A partir de esta norma, se toma como primer apellido el paterno.
Reglas para Ordenar Nombres de Razones o Firmas Sociales:
Según el Código Civil, “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente”.Las reglas para razones o firmas sociales, se refieren no solo a las personas jurídicas, sino a toda actividad económica organizada con fines de lucro o sin ellos.
primera regla
los nombres de las razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados.
- Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales, hoteles,restaurantes, tabernas, librerías; instituciones religiosas, civiles, políticas, militares,educativas, oficiales o privadas.
*Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artículos,preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán considerados únicamente cuando vayan al comienzo de la razón social.
segunda regla
En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a error, salvo que esté registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ésta se puede colocar al final, entre paréntesis como un dato aclaratorio.
tercera regla
Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo, cuando en el nombre de una razón social existe un número que es consecutivo, como es el caso de notarías,juzgados, almacenes en cadena, entre otros, éste conserva el orden y la escritura numéricos.
cuarta regla
Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razón social, se toma como unidad de orden el primer apellido.
SISTEMA ALFABÉTICO POR ASUNTOS O TEMÁTICO
A la clasificación de los documentos por la selección del tema tratado obedece el
sistema alfabético por asuntos, temático o ideológico. El nombre de la persona o
razón social no se considera al organizar los documentos.
En conclusión, el archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del
documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello es necesario conocer bien el
tema central y del documento y comprenderlo, conocer la organización de la
empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario.
- Instituciones científicas, para archivar la información de los estudios y
proyectos que están adelantando.
- Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de instituciones
docentes, para su material didáctico.
- Galerías de arte, museos, bibliotecas, que por su naturaleza requieren la
identificación archivística por grupos.
- Agentes de compras, fabricantes y todas las empresas, donde el interés se
enfoca en el conjunto.
- Estilo diccionario
- Estilo enciclopedia
Estilo diccionario o directo: No representa división alguna de temas.
Estos están ordenados en secuencia alfabética como las palabras de un
diccionario. Se usa en la pequeña empresa y en otras actividades donde se
justifique la división de los temas; un ejemplo es la lista de las clases de negocios
en la sección clasificada de las páginas amarillas de un directorio telefónico.
Su organización es muy simple:
- Guía alfabética: para indicar el orden alfabético del grupo.
- Carpetas individuales: en estricto orden alfabético por asuntos.
Estilo enciclopedia: Este estilo tiene un número reducido de asuntos
principales y varias divisiones y subdivisiones. Los asuntos principales, sus
divisiones y subdivisiones siguen un orden alfabético y están agrupados por
relaciones lógicas.
Sistema toponimico o geográfico.
*Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los
documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es
decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.
Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y razones
sociales), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos
y empresas.
Su utilización es recomendable en los siguientes casos:
- Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y
agencias, distribuidores, concesionarios, etc.
- En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
- En empresas de servicios públicos como luz, agua, teléfono, gas, etc.
- En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de
transporte, etc.
- ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRÁFICOS
En primera instancia iría:
-Guía alfabética: esta guía puede ser la A, por ser la primera letra del al
alfabeto y abarcaría todos los países que comiencen por la A, (Argentina,
Alemania, Angola).
- Guía del país: comprende al país que representa y su nombre puede ser
Argentina, Argelia, Alemania, Angola.
-Subguía de ciudades: que corresponde a las ciudades o pueblos de cada
país donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden
alfabético y en ese orden irá primero Buenos Aires que Rosario, ambas
ciudades de Argentina.
-Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad que a
su vez irán en estricto orden alfabético ya sea como persona natural o
jurídica.
- Ahora observe la siguiente figura específicamente con Colombia en donde puede hacerse de manera más explícita el ordenamiento alfabético:
*Con este ejemplo se ilustra claramente un estricto orden: La “C” que representa la
letra bajo la cual se clasifica el país. Luego viene el “País”, (Colombia)
“departamento del país” (Cauca), “ciudad del país” (Popayán) y finalmente los
clientes que pueden personas naturales o jurídicas. También aplica para los
pueblos que se deben clasificar dentro del departamento.
NOTA: Suponiendo que después de Calzado Virrey se iniciara con otro grupo de
otro de departamento, iría una carpeta denominada “VARIOS”, o “MISCELÁNEO”,
para colocar allí los documentos de clientes que no tengas suficientes documentos
que justifiquen la apertura de una carpeta individual. Se considera que cinco o
más documentos, justifican la apertura de una carpeta individual.
