sistema de ordenación ALFABÉTICOS

Sistema de ordenación alfabético 

-Se apoyan en una base de conocimiento universal: el Alfabeto. Tienen como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto, Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente  (carpeta,bolsa, legador, entre otros).

Reglas para ordenar alfabéticamente:

  -se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas.  Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las mas usadaen nuestro país.

Reglas de clasificación:

1- Nombres de individuos.  Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: Maria Elena Salas. quedará así:

- Apellido, en este caso, Salas;

2- Nombre de pila: María;

3- Segundo nombre: Elena; 

• es decir quedaría así: Salas, María Elena, siempre la inversión del nombre debe ir precedida por una coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.

Los sistemas de ordenamiento alfabético son:

• onomástico 
• Alfabético por Asuntos o temático
• Alfabético Geográfico 

Onomástico 

-Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser: 

• Nombres de Personas Naturales: según el Código Civil, “son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición . 

• Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cámara de Comercio.

*Para la ordenación de nombres deben aplicarse las reglas que se describen a continuación: 

• Reglas para Ordenar Nombres de Personas Naturales El Código Civil establece que “toda persona tienen derecho a su individualidad y por consiguiente, al nombre que por Ley le corresponde. Este comprende, el nombre, los apellidos y en su caso el seudónimo”.Si interpretamos esta definición para fines de archivo, los nombres de las personas naturales constan de dos unidades: los nombres de pila y los apellidos(paterno y materno).

                       Primera regla:

Los nombres de individuos constan de dos unidades:

-Primera Unidad: apellidos,                                                                  

-Segunda Unidad: nombres. 

*Cada unidad está compuesta por elementos, ejemplo: 

El primer apellido es el primer elemento de la primera unidad y es la palabra de orden.

Algunas personas únicamente llevan un solo apellido, en tales casos la primera unidad solo tendrá un elemento. Igual sucede con los nombres.

• Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el ejemplo siguiente; esto es, siguiendo un total y correcto orden alfabético:

• Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.

veamos como queda:

• Las guías telefónicas utilizan los siguiente criterios para ordenar los nombres de individuo:

veamos como queda:

                Segunda regla

Si los nombres tienen la primera unidad igual se considera la segunda

        ejemplo

             tercera regla

Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad respectivo para diferenciarlos.. Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el ordenamiento.

       Ejemplo: 

                  cuarta regla

Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones,contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte integral de cada elemento.

Ejemplo:

Carlos Díaz -Granados Pérez

Carlota Cuesta-Duque

Rafael García-Herreros Gil

Abelino Del Corral Rojo

Leopoldo De la Ossa Pardo

Alonso De la Barrera Cano

Leonel De León León

Belinda De Bedout Bedoya

Reina De los Reyes Rey

Dalia De la Rosa

Leonela D´León Bravo

Angélica D´Angelo Ángel

Abel De la Pava Colorado

La ordenación será:

                  quinta regla:

Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas son solicitadas por su título, éste se escribe al final entre paréntesis. Se considera elemento de ordenación si hay homónimos.

Ejemplo 

                  sexta regla:

Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios Hispano: En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales o comerciales. A partir de esta norma, se toma como primer apellido el paterno.

Reglas para Ordenar Nombres de Razones o Firmas Sociales:

Según el Código Civil, “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente”.Las reglas para razones o firmas sociales, se refieren no solo a las personas jurídicas, sino a toda actividad económica organizada con fines de lucro o sin ellos.

primera regla 

los nombres de las razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados. 

• Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales, hoteles,restaurantes, tabernas, librerías; instituciones religiosas, civiles, políticas, militares,educativas, oficiales o privadas.

*Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artículos,preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán considerados únicamente cuando vayan al comienzo de la razón social.

segunda regla 

En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a error, salvo que esté registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ésta se puede colocar al final, entre paréntesis como un dato aclaratorio.

tercera regla 

Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo, cuando en el nombre de una razón social existe un número que es consecutivo, como es el caso de notarías,juzgados, almacenes en cadena, entre otros, éste conserva el orden y la escritura numéricos.

cuarta regla

Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razón social, se toma como unidad de orden el primer apellido.

SISTEMA ALFABÉTICO POR ASUNTOS O TEMÁTICO

A la clasificación de los documentos por la selección del tema tratado obedece el 

sistema alfabético por asuntos, temático o ideológico. El nombre de la persona o 

razón social no se considera al organizar los documentos.

En conclusión, el archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del 

documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello es necesario conocer bien el 

tema central y del documento y comprenderlo, conocer la organización de la

empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario.

•  USOS

- Instituciones científicas, para archivar la información de los estudios y 

proyectos que están adelantando.

- Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de instituciones 

docentes, para su material didáctico.

- Galerías de arte, museos, bibliotecas, que por su naturaleza requieren la 

identificación archivística por grupos.

- Agentes de compras, fabricantes y todas las empresas, donde el interés se 

enfoca en el conjunto.

•  CLASES

- Estilo diccionario

- Estilo enciclopedia

Estilo diccionario o directo: No representa división alguna de temas. 

Estos están ordenados en secuencia alfabética como las palabras de un 

diccionario. Se usa en la pequeña empresa y en otras actividades donde se 

justifique la división de los temas; un ejemplo es la lista de las clases de negocios 

en la sección clasificada de las páginas amarillas de un directorio telefónico.

Su organización es muy simple:

- Guía alfabética: para indicar el orden alfabético del grupo.

- Carpetas individuales: en estricto orden alfabético por asuntos.

Estilo enciclopedia: Este estilo tiene un número reducido de asuntos 

principales y varias divisiones y subdivisiones. Los asuntos principales, sus 

divisiones y subdivisiones siguen un orden alfabético y están agrupados por 

relaciones lógicas.

Sistema toponimico o geográfico.

*Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los 

documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es 

decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.

Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y razones 

sociales), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos 

y empresas.

•  USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

- Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y 

agencias, distribuidores, concesionarios, etc.

- En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.

- En empresas de servicios públicos como luz, agua, teléfono, gas, etc.

- En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de 

transporte, etc.

•  ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

En primera instancia iría:

-Guía alfabética: esta guía puede ser la A, por ser la primera letra del al 

alfabeto y abarcaría todos los países que comiencen por la A, (Argentina, 

Alemania, Angola).

- Guía del país: comprende al país que representa y su nombre puede ser 

Argentina, Argelia, Alemania, Angola.

-Subguía de ciudades: que corresponde a las ciudades o pueblos de cada 

país donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden 

alfabético y en ese orden irá primero Buenos Aires que Rosario, ambas 

ciudades de Argentina.

-Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad que a 

su vez irán en estricto orden alfabético ya sea como persona natural o 

jurídica.

• Ahora observe la siguiente figura específicamente con Colombia en donde puede hacerse de manera más explícita el ordenamiento alfabético:

*Con este ejemplo se ilustra claramente un estricto orden: La “C” que representa la 

letra bajo la cual se clasifica el país. Luego viene el “País”, (Colombia) 

“departamento del país” (Cauca), “ciudad del país” (Popayán) y finalmente los 

clientes que pueden personas naturales o jurídicas. También aplica para los 

pueblos que se deben clasificar dentro del departamento.

NOTA: Suponiendo que después de Calzado Virrey se iniciara con otro grupo de 

otro de departamento, iría una carpeta denominada “VARIOS”, o “MISCELÁNEO”, 

para colocar allí los documentos de clientes que no tengas suficientes documentos 

que justifiquen la apertura de una carpeta individual. Se considera que cinco o 

más documentos, justifican la apertura de una carpeta individual.