sistema de ordenación documental NUMÉRICO

Sistema de ordenamiento  numérico 

Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; éstos se usan para rotular las guías, subguías, carpetas e índice. El principio numérico se considera indirecto porque en el momento de archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de datos, un índice o un registro numérico, para determinar el número que le corresponde.  

Sistema Ordinal 

Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental)un número en forma progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que conforman una serie documental. 

Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas, órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica.

Sistema cronológico

Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.

Métodos

Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica, entre ellos sedestacan los siguientes:

Cronología Rígida: se basa en una ciega ordenación por fechas. La ordenaciónpor este método consiste en ubicar un documento detrás del otro en formasecuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada,teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en la serie, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

2004, 02, 28

2004, 03, 01

2004, 03, 03

2004, 03, 04

Cronología Circunstancial: satisface las necesidades de la documentación que por ciertas circunstancias debe estacionarse a través del tiempo, par que cumpla su objetivo. Una de sus aplicaciones más usuales de este método es el recordatorio de vencimientos.

En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la unidad de instalación el mes que cursa y a continuación los meses siguientes, de acuerdo con el orden del calendario.

Cada mes vencido va al final de la unidad de instalación y los días vencidos pasan al mes siguiente.

En casos especiales se puede ordenar con base en bimestres, trimestres,semestres, bienios, cuatrienios, quinquenios, entre otros. En estos casos la guíaserá la mayor unidad de tempo, las subguías los periodos en que se subdivide ylas carpetas la menor unidad de tiempo.

Veamos un ejemplo: